Pflichtangaben auf Briefpapier in Österreich: Was draufstehen muss

Sie gestalten gerade Ihren Briefkopf, Ihre Rechnungsvorlage oder Ihre E-Mail-Signatur. Logo, Farben, Schrift stehen. Bleibt die Fußzeile und damit die Frage, was dort eigentlich stehen muss. Die Pflichtangaben auf Briefpapier sind in Österreich klar geregelt, nur nicht an einer Stelle. Je nach Rechtsform greift ein anderes Gesetz, je nach Dokument kommen weitere Angaben dazu.

Wer im Internet sucht, landet außerdem schnell bei deutschen Ratgebern. Die schreiben vom Handelsregister, vom HGB und von Zwangsgeldern bis 5.000 Euro. Für einen Betrieb in Österreich ist davon nichts anwendbar.

Dieser Beitrag geht die österreichische Rechtslage durch, dokumentweise, mit Beispielzeilen zum Übernehmen. Am Ende wissen Sie, welche Zeile auf Ihr Briefpapier gehört, was die Rechnung zusätzlich braucht und warum ausgerechnet der Werbeflyer die teuerste Lücke ist.

Hinweis: Dieser Beitrag ist eine Orientierung, keine Rechtsberatung. Welche Angaben in Ihrem Fall verpflichtend sind, klärt die Fachgruppe Ihrer Wirtschaftskammer. Für Mitglieder ist diese Auskunft kostenlos.

Drei Regelkreise, nicht ein Gesetz

Welche Angaben Sie machen müssen, hängt nicht davon ab, wie groß Ihr Betrieb ist. Es hängt davon ab, in welchem Register er steht. Daraus ergeben sich drei Gruppen, die unterschiedlich behandelt werden.

Der häufigste Irrtum betrifft die erste Gruppe. Viele Gründer nehmen an, ein Firmenbucheintrag käme automatisch mit der Gewerbeanmeldung. Das ist nicht so. Ein Einzelunternehmen muss sich erst ab einer bestimmten Umsatzschwelle eintragen lassen, darunter ist die Eintragung freiwillig.

Wer nicht eingetragen ist, braucht deshalb auch keine Firmenbuchnummer auf dem Briefkopf. Er hat schlicht keine. Wer sich dagegen freiwillig eintragen ließ, meist wegen des Zusatzes „e.U." oder wegen eines Fantasienamens, fällt voll unter § 14 UGB. Freiwillig eingetragen ist nicht weniger verpflichtet als eingetragen.

Prüfen lässt sich das in zwei Minuten. Im Firmenbuch findet sich, ob und mit welcher Nummer Sie geführt werden, im Gewerbeinformationssystem GISA Ihre Gewerbeberechtigung samt Standort. Klären Sie das zuerst, bevor Sie eine Vorlage bauen. Wenn Sie ohnehin gerade den Marketing-Start nach der Gründung planen, ist der Zeitpunkt günstig.

Welche Pflichtangaben auf das Briefpapier gehören

§ 14 UGB verlangt von eingetragenen Unternehmern auf allen Geschäftsbriefen und Bestellscheinen, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet sind, fünf Angaben. Genannt werden müssen die Firma, die Rechtsform, der Sitz laut Firmenbuch, die Firmenbuchnummer und das Firmenbuchgericht. Befindet sich das Unternehmen in Liquidation, kommt dieser Hinweis dazu.

Für Einzelunternehmen gilt eine Ergänzung. Weicht Ihr Name vom Firmenwortlaut ab, muss auch der Name genannt werden. Heißt Ihre Firma also „Tischlerei Berger e.U." und Sie selbst Michael Berger, gehört beides auf das Papier.

Eine Fußzeile für ein eingetragenes Einzelunternehmen sieht damit so aus:

Tischlerei Berger e.U., Inhaber Michael Berger, Hauptstraße 12, 4020 Linz, FN 123456a, Landesgericht Linz

Bei einer GmbH entfällt der persönliche Name. Die Rechtsform steckt bereits im Firmenwortlaut:

Berger Möbel GmbH, Hauptstraße 12, 4020 Linz, FN 234567b, Landesgericht Linz

Wichtig ist, dass die Firma exakt so geschrieben wird wie im Firmenbuch. Die Marketingschreibweise Ihres Namens, etwa in Versalien oder ohne Rechtsformzusatz, darf im Logo stehen. In der Pflichtzeile hat der eingetragene Wortlaut zu stehen.

Sind Sie nicht im Firmenbuch eingetragen, wird es kürzer. Die Gewerbeordnung verlangt Ihren Namen sowie auf Geschäftsurkunden und auf der Website zusätzlich den Standort der Gewerbeberechtigung:

Michael Berger, Tischlerei, Hauptstraße 12, 4020 Linz

Eine Geschäftsbezeichnung dürfen Sie trotzdem führen. Die Gewerbeordnung erlaubt Abkürzungen des Namens und andere Bezeichnungen in der Werbung, solange sie niemanden über wesentliche geschäftliche Verhältnisse täuschen. Der Fantasiename „Holzwerk Linz" ist also zulässig, er ersetzt aber Ihren Namen in der Pflichtzeile nicht.

Eine Vorschrift wird dabei fast immer übersehen. Die Angaben gelten nicht nur für Papier, sondern auch für die äußere Bezeichnung Ihrer Betriebsstätte. Wer nicht im Firmenbuch steht, muss am Geschäftsschild seinen Namen führen. Wer eingetragen ist, hat dort den eingetragenen Firmenwortlaut zu verwenden. Das betrifft die Beschriftung an der Tür, am Schaufenster und am Firmenschild.

Nicht verlangt sind laut Wirtschaftskammer die Bankverbindung, die Nennung des handels- oder gewerberechtlichen Geschäftsführers sowie Angaben zu Gerichtsstand oder Eigentumsvorbehalt. Auch die UID-Nummer gehört nicht in diese Liste. Sie ist auf Rechnungen relevant, dazu gleich mehr.

Die E-Mail-Signatur ist ein Geschäftsbrief

Hier trennen sich österreichische und deutsche Ratgeber deutlich. Hier passieren auch die meisten Fehler. § 14 UGB spricht von Geschäftsbriefen, die auf Papier oder in sonstiger Weise an einen bestimmten Empfänger gerichtet sind. Die Wirtschaftskammer stellt klar, dass Geschäfts-E-Mails und die Website davon erfasst sind.

Praktisch heißt das, dass Ihre Signatur dieselben Angaben trägt wie Ihr Briefkopf. Ein Angebot per Mail ist rechtlich nichts anderes als ein Angebot auf Papier. Dasselbe gilt für Nachrichten in beruflichen Netzwerken, denn erfasst ist jede Form elektronischer Post an einen bestimmten Empfänger.

Ein Link auf das Impressum Ihrer Website ersetzt die Angaben nicht. Wird die Nachricht ausgedruckt oder offline gelesen, ist der Link wertlos. Die Angaben müssen in der Nachricht selbst stehen.

Eine echte Erleichterung gibt es trotzdem. Sie steht in fast keinem Ratgeber. Nach § 14 Abs 4 UGB entfallen die Angaben bei Mitteilungen oder Berichten, die im Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindung ergehen und für die üblicherweise Vordrucke verwendet werden. Für Bestellscheine gilt diese Ausnahme ausdrücklich nicht.

Verlassen Sie sich im Alltag nicht darauf. Eine vollständige Signatur kostet nichts. Sie erspart Ihnen die Prüfung, ob im Einzelfall eine laufende Verbindung vorliegt und ob die Antwortmail noch als Mitteilung durchgeht.

Zwei Sonderfälle kommen dazu, sobald Sie E-Mails an mehrere Empfänger gleichzeitig schicken. Ein Newsletter, der wenigstens viermal im Jahr in vergleichbarer Gestaltung erscheint, gilt als wiederkehrendes elektronisches Medium und braucht nach dem Mediengesetz ein eigenes Impressum mit Name oder Firma sowie Anschrift des Medieninhabers. Beschränkt sich der Inhalt auf die Präsentation Ihres Betriebs, genügen Name, Unternehmensgegenstand und Sitz.

Der zweite Sonderfall betrifft Werbung. Das Telekommunikationsgesetz verlangt, dass Empfänger den weiteren Erhalt von Werbe-E-Mails einfach und kostenlos ablehnen können. Ein funktionierender Abmeldelink gehört damit zur Pflichtausstattung jeder Aussendung, nicht zur Kür.

Für Ihre Website gelten dann noch weitere Vorschriften nebeneinander. § 5 E-Commerce-Gesetz erfasst sämtliche kommerziellen Websites, unabhängig von der Rechtsform. Dazu kommt die Offenlegung nach dem Mediengesetz, die sich am Inhalt der Seite orientiert. Das Website-Impressum ist damit umfangreicher als Ihre Signatur, nicht identisch.

Die Rechnung verlangt mehr

Eine Rechnung ist ein Geschäftsbrief und fällt damit unter dieselben Vorschriften. Zusätzlich kommt das Umsatzsteuerrecht dazu. Dort wird die Liste deutlich länger. Nach § 11 UStG braucht eine Rechnung folgende Bestandteile.

Name und Anschrift des leistenden Unternehmers. Name und Anschrift des Empfängers. Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Art und Umfang der Leistung. Den Tag der Lieferung oder den Zeitraum der Leistung. Das Nettoentgelt samt Steuersatz oder einen Hinweis auf die Steuerbefreiung. Den Steuerbetrag. Das Ausstellungsdatum. Eine fortlaufende Nummer. Die UID-Nummer des Ausstellers.

Bei Rechnungen über 10.000 Euro kommt die UID des Empfängers dazu, ebenso bei Reverse-Charge-Umsätzen und innergemeinschaftlichen Lieferungen. Wird in einer anderen Währung als Euro fakturiert, ist der Steuerbetrag zusätzlich in Euro auszuweisen. Bei Differenzbesteuerung, etwa im Antiquitätenhandel, ist darauf hinzuweisen.

Für Rechnungen bis 400 Euro Gesamtbetrag gelten Vereinfachungen. Wer als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer ausweist, braucht statt Steuersatz und Steuerbetrag den Hinweis auf die Steuerbefreiung.

Eine Falle steckt in der Werkzeugkette. Rechnungen entstehen meist im Buchhaltungsprogramm, Briefpapier dagegen in Word oder im Layoutprogramm. Das Buchhaltungsprogramm kennt die umsatzsteuerlichen Felder, die Firmenbuchdaten aus § 14 UGB muss man ihm dagegen einmal manuell mitgeben. Genau dort fehlen sie am häufigsten.

Für die Gestaltung heißt das, dass auf der Rechnung zwei Regelwerke aufeinandertreffen. Die Firmenbuchdaten stehen üblicherweise im Fuß, die umsatzsteuerlichen Angaben im Kopf und im Rechnungskörper. Wer beides in dieselbe Zeile quetscht, bekommt eine unlesbare Fußzeile.

Flyer, Plakat und Folder: das übersehene Impressum

Jetzt zu dem Teil, den kaum jemand kennt und der in der Praxis regelmäßig fehlt. Sobald Sie etwas drucken lassen, das sich an einen größeren Personenkreis richtet, greift das Mediengesetz. Ein Medienwerk ist ein massenhaft vervielfältigter Träger von Mitteilungen mit gedanklichem Inhalt. Flyer, Flugblatt, Plakat, Folder und Broschüre fallen darunter.

§ 24 MedienG verlangt auf jedem Medienwerk vier Angaben. Anzugeben sind Name oder Firma des Medieninhabers, Name oder Firma des Herstellers, der Verlagsort und der Herstellungsort. Medieninhaber sind Sie, wenn Sie die inhaltliche Gestaltung besorgen und den Druck veranlassen. Hersteller ist die Druckerei.

Dass Sie eine Agentur beauftragt haben, ändert daran nichts. Medieninhaber bleibt, wer über den Inhalt entscheidet und die Verbreitung veranlasst. Auf einem Werbeflyer sieht das nach dem Beispiel der Wirtschaftskammer so aus:

Tischlerei Berger e.U., 4020 Linz. Hersteller: Druckerei Huber GmbH, 4052 Ansfelden

Wichtig ist der tatsächliche physische Herstellungsort, nicht der Firmensitz der Druckerei. Lässt Ihre Wiener Druckerei in Niederösterreich produzieren, gehört der niederösterreichische Ort auf den Flyer. Eine Mindestschriftgröße schreibt das Gesetz nicht vor, lesbar muss die Angabe trotzdem sein.

Erscheint eine Drucksorte mindestens viermal jährlich unter demselben Namen, etwa ein Kundenmagazin, gilt sie als periodisches Medienwerk. Dann kommen die Anschrift des Medieninhabers, Angaben zur Redaktion sowie Name und Anschrift des Herausgebers dazu, dazu die Offenlegung nach § 25 MedienG. Diese Offenlegung dürfen Sie über einen Verweis auf eine Website erfüllen, wenn die Angaben dort ständig leicht auffindbar sind.

Eine Abgrenzung lohnt sich zu merken. Postwurfsendungen und Inserate richten sich an einen unbestimmten Personenkreis. Für § 14 UGB sind sie deshalb kein Geschäftsbrief und tragen die Firmenbuchdaten nicht zwingend. Vom Mediengesetz erfasst sind sie als Druckwerk trotzdem. Umgekehrt ist ein persönlich adressiertes Angebot ein Geschäftsbrief, aber kein Medienwerk.

Wie die Angaben unterkommen, ohne die Gestaltung zu ruinieren

Sechs bis zehn Datenzeilen wirken erst einmal wie ein Fremdkörper in einem sauberen Layout. Das Problem löst sich, sobald man die Fußzeile nicht als Text behandelt, sondern als eigene Ebene mit eigener Hierarchie.

Drei Dinge helfen dabei. Setzen Sie die Pflichtangaben auf dem Briefpapier deutlich kleiner als den Fließtext, üblich sind sieben bis acht Punkt. Halten Sie den Kontrast trotzdem hoch, denn ein hellgraues Impressum auf weißem Papier ist zwar unauffällig, aber schlecht lesbar. Und gliedern Sie die Zeile in Blöcke, etwa Firmendaten links, Kontakt in der Mitte, Registerdaten rechts.

Für das Format des restlichen Blattes gibt die ÖNORM A 1080 eine bewährte Orientierung, etwa für Adressfeld und Ränder. Verpflichtend ist sie nicht, praktisch schon, weil Fensterkuverts sich daran orientieren.

Der eigentliche Aufwand entsteht später. Dieselben Angaben stehen in einer ganzen Reihe von Dokumenten, die selten gleichzeitig gepflegt werden.

Sechs Stellen, ein Datensatz. Zieht Ihr Betrieb um oder ändert sich die Rechtsform, müssen alle sechs gleichzeitig nachziehen. In der Praxis passiert genau das nicht. Die Website wird aktualisiert, die Rechnungsvorlage auch, das Briefpapier liegt weiter im Regal und der Flyer ist ohnehin schon gedruckt.

Genau dafür ist ein Regelwerk da. In einem Corporate Design mit fertigen Vorlagen ist festgelegt, wo die Pflichtzeile sitzt, in welcher Schrift und in welcher Größe, für jedes Medium einmal verbindlich. Danach ist die Frage nicht mehr, ob etwas fehlt, sondern nur noch, welche Vorlage Sie öffnen.

Wenn Sie bei null starten, lohnt der Blick auf die Reihenfolge. Zuerst entsteht das Zeichen, dann das System darum herum. Was ein Logo dabei kostet und woran sich der Preis entscheidet, steht im Beitrag zu den Kosten für ein Logo.

Was passiert, wenn die Angaben fehlen

Die Folgen unterscheiden sich je nach Rechtsgrundlage. Sie sind unterschiedlich scharf.

Fehlen die Angaben nach § 14 UGB, hält Sie das Firmenbuchgericht durch eine Zwangsstrafe dazu an, sie nachzuholen. § 24 Firmenbuchgesetz sieht dafür bis zu 3.600 Euro vor. Kommen Sie der Anordnung binnen zwei Monaten nach Rechtskraft nicht nach, ist eine weitere Zwangsstrafe zu verhängen. Eine Wiederholung ist zulässig. Vorher werden Sie aufgefordert und die konkrete Strafe wird angedroht.

Verstöße gegen die Gewerbeordnung sind Verwaltungsübertretungen. § 368 GewO sieht Geldstrafen bis 1.090 Euro vor. Fehlt bei einem Verein die ZVR-Zahl, ist das ebenfalls eine Verwaltungsübertretung.

Am teuersten ist der Bereich, den die wenigsten auf dem Schirm haben. Verstöße gegen die Impressumspflicht nach dem Mediengesetz sind laut Wirtschaftskammer mit Verwaltungsstrafen bis 20.000 Euro bedroht. Verantwortlich ist der Medieninhaber, also der Auftraggeber des Drucks.

In der Praxis wird das selten von Amts wegen aufgegriffen. Der häufigere Anlass ist ein Mitbewerber, ein verärgerter Kunde oder eine Prüfung aus anderem Grund. Dazu kommt ein Effekt, der sich nicht in Strafen misst. Ein Angebot ohne saubere Absenderdaten wirkt improvisiert, gerade bei größeren Auftraggebern, die selbst geprüft werden.